Redegjørelse for aktsomhetsvurderinger etter åpenhetsloven
Hias IKS har organisert seg i tre avdelinger: drift, plan/prosjekter og administrative fellestjenester. I tillegg har selskapet en stab som består av administrerende direktør og kommunikasjonssjef. Staben og avdelingen for administrative fellestjenester leverer tjenester til hele organisasjonen. Innkjøp er en fellestjeneste som er ansvarlig for å følge opp kravene i åpenhetsloven.
Hias IKS har ikke utarbeidet egne retningslinjer knyttet til åpenhetsloven, men har forankret åpenhetslovens krav i selskapets bærekraftpolitikk, etiske retningslinjer og anskaffelsestrategi og -reglement. Selskapet har utarbeidet en rutine for å håndtere åpenhetsloven inkludert gjennomføring av aktsomhetsvurderinger. Den valgte tilnærmingen og rutinen ble vedtatt i styret i desember 2022.
Rutinen innebærer at selskapet gjennomfører en årlig risikovurdering av selskapets leverandører, med et kjøpsomfang pr år som overstiger nasjonal terskelverdi for forsyningssektoren. Leverandørene blir vurdert ut fra bransjen de tilhører, samt Hias’ kunnskap om leverandøren basert på hva selskapet kjøper og kjennskap til bakenforliggende leverandørkjede. Bransjevurderingen baserer seg på DFØs (Direktoratet for forvaltning og økonomistyring) høyrisikoproduktliste som beskrives på anskaffelser.no. Listen omfatter produktkategorier hvor det foreligger høy risiko for brudd på grunnleggende menneskerettigheter. Hvis selskapet vurderer en leverandør å ha middels eller høy risiko, iverksettes ulike tiltak med spørsmål og krav til ytterligere dokumentasjon. Basert på tilbakemeldingene vil behovet for ytterligere tiltak bli vurdert.
I tillegg foretar selskapet en risikovurdering i forbindelse med alle nye anskaffelser, hvor krav til leveranser og dokumentasjon tilpasses ut fra resultatet av vurdert risiko.
Selskapet har gjennomført aktsomhetsvurdering uten at det er avdekket faktiske negative konsekvenser eller vesentlig risiko for negative konsekvenser hos selskapets leverandører. Det er derfor heller ikke iverksatt eller planlagt iverksatt spesielle tiltak.